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Groupware als Ideallösung für die Kooperation

Clever zusammenarbeiten – mit der Exchange-Alternative Kerio.

Termine und aktuelle Kontakte immer und überall dabeihaben, gemeinsam an Projekten arbeiten, Dokumente teilen: Groupwarelösungen sind ideal für kleinere und größere Unternehmen. Es muss gar nicht immer das Produkt des Marktführers sein, um alle Möglichkeiten zu nutzen.

Was eine Zweierbürogemeinschaft mit iCloud und dem Sharing von Ressourcen organisiert, wird spätestens mit zehn und mehr Mitarbeitern völlig unübersichtlich. Eine Groupware-Lösung ist die perfekte Ergänzung für den modernen Büroalltag. Mit dem Exchange-Server hat Microsoft eine dominierende Stellung geschaffen. In einer heterogenen Arbeitswelt, in der Windows- und Mac-Systeme koexistieren und zusammenarbeiten, muss der Griff zum Exchange-Server allerdings nicht immer der kosteneffizienteste sein. Denn ein Exchange-Server nimmt beträchtliche IT-Ressourcen in Anspruch und ist in Hinblick auf die Lizenzkosten nicht wirklich preiswert.

Der Markt bietet jedoch durchaus Alternativen – vor allem wenn Firmenkunden wissen, was sie tatsächlich an Funktionen benötigen.

Groupware: Viele Vorteile, viele Fragen.

In ihrem Kern bildet eine Groupware-Lösung die Basis, damit die Mitarbeiter in einem Unternehmen Informationen und Dokumente teilen können. Dabei werden unterschiedliche Berechtigungen berücksichtigt. Zu den Basisfunktionen gehören etwa: 

•    Nutzung gemeinsamer E-Mail-Postfächer
•    Verwendung von gemeinsamen Kalendern
•    Buchen von Ressourcen in einem Unternehmen (Besprechungsräume, Beamer usw.)
•    Austausch von Dokumenten nach Definition von Workflows

Der Austausch der Infos erfolgt in Echtzeit, Doppelarbeiten oder Belegungen sind somit ausgeschlossen. Der Zugriff ist nicht auf einen Arbeitsplatz beschränkt, stattdessen kann rund um die Uhr von überall aus auf alle Daten zugegriffen werden. Und dies sind lediglich die Grundfunktionen. Das Set an Features lässt sich optional noch um Telefonie-, Conferencing- und Chatfunktionen ergänzen. 

Vor der Entscheidung für die Anschaffung eines Systems ist es deshalb ratsam, sich genau zu überlegen, welche Funktionen für den eigenen Geschäftsbetrieb sinnvoll sind, um diesen effizienter zur organisieren. Mit unserer langjährigen Expertise unterstützen wir Sie bei diesem ersten wichtigen Schritt.

Cloud? Virtuell? Eigener Server?

Groupware-Lösungen können auf einem Server oder auf einem virtuellen System, das nicht notwendigerweise in den eigenen Räumen laufen muss, installiert werden. Es gibt auch die Option, dass alle Dienste rein über die Cloud genutzt werden. 

Hier gibt es keinen richtigen oder falschen Weg, sondern nur die jeweils optimal zum Unternehmen passende Lösung. Kerio bietet beispielsweise alle drei Installationsoptionen. Der Einsatz eignet sich besonders in heterogenen Umgebungen. Und das zu deutlich geringeren Kosten als ein vergleichbarer Ansatz mit MS Exchange. Optional lässt sich eine solche Installation um eine vollständige Telefonanlage erweitern. 

Da der Zugriff auf die firmeninternen Informationen über das Internet erfolgt, ist es notwendig, das interne Netzwerk nach außen zu öffnen. Die Konsequenz: Eine solche Öffnung muss abgesichert werden. Um Filter, Antivirenfunktionen, verschlüsselte Zugänge und Firewallschutz einzusetzen, gibt es ebenfalls viele unterschiedliche Lösungen. Falls die Groupware von Kerio genutzt wird, ist es naheliegend, sich auch hier entsprechend zu bedienen, wenn es um die Sicherheit geht. 

Verlassen Sie sich auf unsere Expertise.

Die Auswahl einer Groupware ist keine triviale Sache. Die Kunst besteht darin, genau die Funktionen zu identifizieren, die den größten Nutzen für das Unternehmen bringen, dabei aber bezahlbar bleiben. Selbstverständlich unterstützen wir Sie tatkräftig auf der Suche nach der optimal auf Sie zugeschnittenen Lösung.


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